Jak wybrać idealny termin na webinar? Praktyczne wskazówki

Organizujesz webinar i zastanawiasz się, kiedy najlepiej go zaplanować, aby przyciągnąć jak najwięcej uczestników? Idealny termin to wypadkowa wielu czynników: grupy docelowej, pory roku, dnia tygodnia, a nawet konkurencyjnych wydarzeń. Kluczem jest zrozumienie nawyków swojej publiczności i dopasowanie harmonogramu do ich rytmu dnia oraz kalendarza zawodowego.

1. Zrozum swoją grupę docelową

Zanim wybierzesz termin, musisz dokładnie poznać swoich odbiorców. Inne godziny będą odpowiednie dla studentów, a inne dla dyrektorów korporacji. Oto jak możesz to przeanalizować:

• Zawód uczestników – Czy są to freelancerzy z elastycznym grafikiem, czy korporacyjni pracownicy z sztywnymi godzinami pracy?
• Strefa czasowa – Jeśli webinar jest międzynarodowy, wybierz godzinę, która będzie kompromisem dla różnych lokalizacji
• Nawyki konsumenckie – Kiedy Twoja grupa docelowa najczęściej uczestniczy w tego typu wydarzeniach?

Case study: Webinar dla fotografów

Organizując webinar dla fotografów, najlepiej wybrać termin poza sezonem ślubnym (listopad-luty) i unikać weekendów, gdy większość profesjonalistów pracuje. Idealna pora to środa lub czwartek między 19:00 a 21:00, gdy mają już za sobą sesje dzienne.

2. Analiza kalendarza – czego unikać?

Nawet najlepsza data może okazać się niewypałem, jeśli zderzy się z ważnymi wydarzeniami. Oto kalendarzowe pułapki:

Okres	Dlaczego unikać?
Wakacje letnie (lipiec-sierpień)	Niska frekwencja z powodu urlopów
Okres świąteczny (grudzień)	Zawirowania przedświąteczne i rodzinne spotkania
Długie weekendy	Ludzie planują wyjazdy i są mniej dostępni
Dni targowe/branżowe	Konkurencja z innymi wydarzeniami w Twojej niszy

3. Idealny dzień tygodnia i godzina

Statystyki pokazują, że:

• Wtorek i środa to najlepsze dni na webinary biznesowe (frekwencja o 15-20% wyższa niż w poniedziałki)
• Czwartek dobrze sprawdza się w przypadku webinarów kreatywnych
• Poniedziałek i piątek – najgorsze wybory (niskie zaangażowanie)

Jeśli chodzi o godziny:

• 10:00-11:30 – dobra pora na webinary B2B
• 18:00-20:00 – optymalne dla uczestników prywatnych
• Unikaj przedziału 12:00-14:00 (przerwy obiadowe)

4. Jak długo powinien trwać webinar?

Długość webinaru powinna być dostosowana do tematu i formy, ale pamiętaj o złotej zasadzie – im krócej, tym lepiej (o ile przekaz jest kompletny). Oto sprawdzone formaty:

• 30-45 minut – idealne na prezentacje produktów lub krótkie szkolenia
• 60-75 minut – standardowy czas na wartościowe webinary edukacyjne
• 90-120 minut – tylko dla zaawansowanych tematów z przerwami i interakcjami

Wskazówka praktyczna:

Zawsze lepiej zakończyć 5 minut wcześniej niż przeciągać o 10 minut dłużej. Uczestnicy docenią szacunek dla ich czasu.

5. Narzędzia do planowania terminu

Wybór daty to nie zgadywanka – możesz wesprzeć się technologią:

• Doodle – pozwala zebrać dostępność od potencjalnych uczestników
• Google Analytics – pokazuje, kiedy Twoja strona ma najwięcej odwiedzających
• Narzędzia do newsletterów – analizują, kiedy maile są najczęściej otwierane
• Kalendarze branżowe – sprawdź, czy w wybranym terminie nie ma konkurencyjnych eventów

6. Rejestracja i przypomnienia – klucz do frekwencji

Nawet najlepszy termin nie pomoże, jeśli uczestnicy zapomną o wydarzeniu. Oto sprawdzony system przypomnień:

1. 7 dni przed – pierwsza informacja mailowa z kalendarzem
2. 3 dni przed – przypomnienie z agendą webinaru
3. 1 dzień przed – krótkie „jutro o…” z linkiem
4. 1 godzina przed – SMS lub powiadomienie push
5. 15 minut przed – ostatnie przypomnienie

7. Testowanie i optymalizacja

Nie ma jednego idealnego terminu dla wszystkich. Kluczem jest eksperymentowanie i analiza wyników:

• Zapisuj frekwencję w różnych terminach
• Pytaj uczestników o preferencje czasowe w ankietach
• Testuj różne dni i godziny w cyklach webinarowych
• Analizuj, o której godzinie ludzie najczęściej dołączają

Historia z praktyki:

Podczas serii webinarów fotograficznych okazało się, że przesunięcie godziny z 19:00 na 20:30 zwiększyło frekwencję o 40% – uczestnicy woleli późniejsze godziny po domowych obowiązkach.

Podsumowanie

Wybór idealnego terminu na webinar to połączenie analizy danych i zrozumienia potrzeb Twojej publiczności. Pamiętaj, że nawet najlepsza data nie zastąpi wartościowej treści, ale może znacząco zwiększyć zasięg i zaangażowanie. Testuj różne opcje, zbieraj feedback i stopniowo dopracujesz swój idealny harmonogram.

Najważniejsze to zacząć i nie bać się eksperymentować – z czasem wypracujesz własne, sprawdzone schematy dopasowane do Twojej unikalnej publiczności.